Када радите самостално кроз сопствену агенцију, често се јавља проблем наплате. Он је вама много већи, ако имате малу агенцију и немате велике приходе, тако да свако кашњење у наплати итекако осетите у свом буџету, а вас пореске и друге обавезе не чекају нити ико пита да ли сте наплатили свој рад.
Ако је је ваш комитент велика фирма, онда разлог неплаћања обично буде то што сте мали и ваше рачуне занемарују јер имају много веће обавезе. Ви увек будете ниско на листи приоритета. Такви рачуни по правилу буду плаћени, али са великим закашњењем. Ипак, има и оних других, који су безобразни и немају неку намеру да вам плате ваш рад, и чак су спремни да вам због тога откажу сарадњу (не плативши дуг) и да упосле некога другог.
Када дајете услуге, онда сте у неповољној позицији јер услуге обично можете да наплатите тек када их извршите, а ако клијент не плати, ви не можете да понишитите то што сте урадили.
Ево неких савета како поступати да се обезбедите:
Обезбедите доказ извршења услуге
Ако услугу радите на терену, код клијента, најбоље је да направите радни налог, у њега запишете све шта сте радили и када сте радили и тражите од комитента да тај налог потпише, чиме потврђује да је услуга извршена.
Пошаљите рачун за извршене услуге
Издавањем рачуна стварате правни основ за наплату услуге. Ако се ради о малим износима, на један рачун можете ставити и услуге по више радних налога. Важно је да рачун садржи датум извршења услуге и рок доспећа.
Ако рачун садржи велики број ставки па и износ постаје велики, уз рачун пошаљите детаљну спецификацију извршених услуга, јер ћете тако избећи коментар клијента да је рачун велики – видеће да је износ одговарајући обиму услуга које сте извршили. Није лоше да клијенту пошаљете два примерка рачуна с тим да један треба да потпише и врати вам га.
Врло је важно да, ако сте у систему ПДВ-а, рачун за извршене услуге пошаљете до краја месеца у коме је услуга извршена. На то вас обавезује закон. С друге стране, клијент обично мора да до 10-ог дана наредног месеца регулише порез и ваш рачун мора бити укључен у то. Ако закасните, не смете издати рачун са датумом извршења који није у месецу у коме издајете рачун.
Подсетите клијента на кашњење у плаћању
Након истека рока плаћања рачуна, можете клијенту послати опомену. То не мора бити баш опомена, већ можете једноставно поново послати рачун што би требало да буде довољно да подсети клијента на плаћање. Не морате наглашавати да се ради о опомени, јер ће то клијент и сам схватити када види поновљен исти рачун.
Уместо рачуна, обично се шаље документ извод отворених ставки (ИОС). Он садржи преглед издатих рачуна и плаћања клијента у задатом периоду. Из њега се види шта је клијент платио, а шта није. ИОС можете послати било када. Немојте опомену слати одмах чим истекне рок плаћања, јер ипак треба да клијенту покажете добру намеру и жељу да са њим наставите сарадњу. Сачекајте неки прихватљив рок па тек онда опомињите.
Дуг можете намирити компензацијом
Ако постоје обострано извршени послови, то јест, поред тога што ви дајете услуге клијенту, од њега купујете неку робу или услуге, онда можете дуг да намирите компензацијом.
Компензација је поступак којим се обострана дуговања усаглашавају и дугови тако намирују без плаћања. Ако постоји могућност да дуг наплатите на овај начин, предложите то клијенту, јер ће то њему највероватније одговарати. Ако ви клијенту не дугујете, можете се одоговорити да уместо да наплатите дуг, узмете неку робу или услугу, за коју ће вам клијент издати редован рачун, а онда да извршите компензацију. У неким случајевима можете радити и тројну компензацију, ако ваш клијент дугује вама, а ви дугујете некоме ко дугује вашем клијенту.
За извршење компензације прописан је посебан образац. Није обавезно корситити куповни образац већ га можете сачинити и сами, али морате испоштовати да документ садржи све законом прописане податке.
Ако нисте упућени, најбоље је да за ово ангажујете књиговођу, или да сачињавање документа препустите комитенту који вам дугује, ако он већ има своју рачуноводствену службу. Нема разлога да се бринете да ли ће клијент исправно сачинити документ, јер је он врло једноставан: набраја дуговања сваке стране према другој и приказује коначну разлику. Можете само да га проверите тако што ћете се уверити да су сва дуговања наведена.
Поновите опомену ако је потребно
Ако и поред опомене, клијент и даље не плаћа дуг, опомену можете поновити. Сада је већ упутно да увек као опомену шаљете ИОС, али није лоше да приложите и рачун који није плаћен за случај да га је клијент загубио.
Добро је и да остварите лични контакт са овлашћеним лицима у фирми која је ваш клијент. Приликом контакта, будите свесни тога да сте ви тај који тражи свој новац, и тако се понашајте, али нема потребе да будете груби и нељубазни. Увек пођите од тога да је кашњење у плаћању вероватно пропуст, будите љубазни и у контакту оставите утисак да вам је пре свега стало до добрих пословних односа, али да морате да проверите зашто рачун није плаћен.
Тек када кашњење заиста постане велико и поред више опомена можете променити приступ, али и даље је препоручљиво бити љубазан али и истрајан у тражњи да се дуг наплати.
Обрачунајте камату
Ако клијент баш претерано касни са плаћањем, било да има или нема оправдања за то, увек можете да му ставите до знања да сте озбиљни. Добар начин за то је да обрачунате камату.
По закону, ви имате право да обрачунате камату за сваки дан кашњења у плаћању рачуна. Ипак оваква мера се не примењује одмах већ тек ако је кашњење велико.
Обрачун камате има тројаку функцију: прво, ставља клијенту постаје јасно да сте озбиљни у намери да наплатите дуг, друго, такође му је јасно да знате како се то ради, и треће, наплатом камате можете надокнадити штету која је последица вашом немогућношћу да располажете новцем који није наплаћен.
Камата је законом прописана и обрачунава се кумулативно. То значи да ако за један дан обрачунате камату на дуг, већ за следећи дан обрачунавате камату на дуг увећан за претходно обрачунату камату. Износ камате на овај начин значајно расте и може клијенту да представља заиста озбиљан додатни трошак.
Након слања обрачуна камате на дуг, пошаљите и нови ИОС који ће садржавати задужење за износ камате, тако да ће вашем клијенту бити више него јасно да се не шалите са тим.
За обрачун камате ангажујте књиговођу, јер је то прилично компликован посао за не кога ко се у њега не разуме.
Након обрачуна камате можете почети и да клијенту наговештавате могућност наплате суднским путем. Није лоше да предложите клијенту да плати само основни дуг, а да ћете му опростити камату, јер ипак, само банке и зеленаши живе од камате, а ви живите од свог рада. Обрачун камате пре свега треба да послужи да клијента увери да сте озбиљни у својим намерама да дуг наплатите. Ако желите да наставите сарадњу са тим клијентом, праштање камате је врло добар начин да му то покажете, али и да обезбедите да ће плаћање убудуће бити редовно.
Тражите наплату судским путем
Ма колико да не желите, некада сте принуђени да наплатите дуг судским путем – тужбом. Ако сте све обавили према претходним упутствима, наплата је сасвим извесна и рутинска. За тај посао ипак треба да упослите адвоката.
Обично до овога не дође, јер је клијентима јасно да ако одете на суд, не могу избећи плаћање и дуга и камате и да ће им то само још повећати трошак јер ће морати да плате и ваше и своје судске трошкове који нису мали.